De conformidad con lo establecido en las normas que regulan el tema de tratamiento de datos personales, el titular de los datos personales tiene los siguientes derechos:
- Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente al establecimiento.
- Ser informado por la establecimiento, previa solicitud, respecto del uso que se le ha dado a sus datos personales.
- Presentar ante la entidad competente quejas por infracciones a lo dispuesto en las normas sobre datos personales, una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante la entidad.
- Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el tratamiento efectuado por la entidad no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.
- Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.
Los derechos de los titulares podrán ejercerse por las siguientes personas:
- Por el titular.
- Por sus causahabientes, quienes deberán acreditar tal calidad.
- Por el representante y/o apoderado del titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento.
- Por estipulación a favor de otro o para otro.
Derechos de los niños, niñas y adolescentesToda la información personal asociada a niños, niñas y adolescentes estará sujeta a especial protección por parte de la entidad, y será tratada bajo medidas de seguridad adecuadas y con estricto respeto de sus derechos prevalentes.
La información será tratada en el desarrollo de actividades sociales, estrategias de comunicación internas o externas, así como en la ejecución de programas o campañas asociadas a la gestión de medios tradicionales o digitales que tengan como propósito la promoción o desarrollo del objeto misional de la entidad.
Adicionalmente, en cada tipo de tratamiento, se promoverá la compilación de términos y condiciones específicos para cada una de las actividades, definiendo sus requisitos y restricciones para el tratamiento de la información de los niños, niñas y adolescentes, tomando en consideración el interés superior y el respeto prevalente de sus derechos. Es importante que se tenga en cuenta que en el evento en que no se cuenten con los términos y condiciones particulares, se aplicarán las disposiciones contempladas en la presente política y normas especiales pertinentes que apliquen en la materia.
Así mismo, para los casos en que sea necesario recopilar datos personales de menores, por ejemplo, para efectuar reservas o el alojamiento de menores de edad no acompañados de sus padres, la entidad solicitará que la correspondiente autorización de tratamiento sea suscrita por los representantes legales de los menores; y siempre que sea necesario se tendrá en cuenta la opinión del menor conforme a la razonable determinación de su nivel de madurez y entendimiento del caso específico.
DEBERES DE LA ENTIDAD CUANDO OBRA COMO RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALESLa entidad tiene presente que los Datos Personales son de propiedad de las personas a las que se refieren y solamente ellas pueden decidir sobre los mismos. En ese sentido, la entidad hará́ uso de los Datos Personales recolectados únicamente para las finalidades para las que se encuentra debidamente facultado y respetando, en todo caso, la normatividad vigente sobre la Protección de Datos Personales. En este sentido, la entidad cumplirá con los siguientes deberes:
- Garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio de sus derechos.
- Informar debidamente al titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.
- Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
- Garantizar que la información que se suministre al encargado del tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
- Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al encargado del tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada.
- Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al encargado del tratamiento.
- Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado.
- Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular.
- Tramitar las consultas y reclamos formulados.
SOLICITUD DE AUTORIZACIÓN Y CONSENTIMIENTO DEL TITULARMedio y manifestaciones para otorgar autorización La autorización para el tratamiento de la información personal de los titulares en los diferentes escenarios descritos en la presente política será obtenida por medio de solicitudes de avisos de privacidad puestos a disposición de los titulares en cada uno de los canales o puntos de captura de información asociados con la operación de la entidad.
En todos los casos, la autorización que es otorgada por el titular para el tratamiento de los datos debe ser otorgada de forma expresa, y su manifestación puede materializarse bajo las diversas modalidades establecidas en las normas que regulan la protección de los datos personales, siendo escrita, verbal o a través de conductas inequívocas.
Prueba de la autorizaciónLa autorización para el adecuado tratamiento de los datos personales depende del canal o punto de recolección de la información, por lo cual la prueba estará enfocada al mecanismo utilizado para obtenerla, como ejemplo de ello serán los formatos escritos, los registros de aceptación a través de medios audiovisuales o las grabaciones de audio, interacciones vía WhatsApp o cualquier otro chat, la aceptación a través de los check box que se implementen en formularios vía web, entre otros.
ReclamosLos titulares podrán solicitar la corrección y actualización de la información personal, la supresión del dato y la revocatoria parcial o total de la autorización entregada a la entidad a través de la presentación de un reclamo que seguirá el siguiente procedimiento:
El reclamo se formulará mediante solicitud dirigida al Responsable del Tratamiento o al Encargado del Tratamiento, con la identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo y la dirección, acompañando los documentos que se quiera hacer valer. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.
En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, se dará traslado del mismo a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles y se informará de la situación al interesado.
Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga "reclamo en trámite" y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.
l término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo.
Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
Canales de atención y área responsable Quien esté legitimado por la ley, y considere que la información contenida debe ser objeto de corrección, actualización o supresión; o cuando considere que el tratamiento dado a los datos personales infringe normas legales, podrá presentar, en concordancia con el artículo 15 de la Ley 1581 de 2012, reclamos al correo electrónico:
Estos canales podrán ser utilizados por los titulares de datos personales, o terceros autorizados por ley para actuar en su nombre, con el objeto de ejercer sus derechos.
Relacionamiento con terceros La entidad procurará mantener vínculos, relaciones laborales y comerciales con terceros que reflejen un adecuado cumplimiento de las normas y directrices sobre protección y tratamiento de datos personales.
Así las cosas, la entidad podrá solicitar a los terceros información pertinente que le permita verificar el adecuado cumplimiento de las disposiciones contenidas en la presente política como en las normas que regulan la materia.
La entidad se reserva el derecho de realizar la supervisión de manera eventual o periódica en relación con el cumplimiento de los requisitos legales y contractuales asociados a la protección de los datos personales por parte de los terceros aliados, para lo cual podrá solicitar soportes o evidencias del cumplimiento, y aplicar las medidas que estime razonables para su verificación.
En el evento en que un tercero con un vínculo contractual o convencional vigente incumpla con la presente política, dará lugar a la elaboración de un plan de cumplimiento por las dos partes a efectos de dar cumplimiento a los parámetros exigidos por ley.